Solution de Gestion de Documents pour votre Site Internet!

Vous avez un site internet ou projetez d’en avoir un pour votre entreprise de service, votre collectivité, votre cabinet d’expert-comptable, votre cabinet d’avocats, votre profession médicale ou autre profession. Vous avez besoin d’une solution de gestion électronique des documents, aussi appelée GED. Le principe est de gérer vos documents électroniques nombreux, de centraliser les informations et de faciliter la collaboration entre les services. Dans cet article je vous présente quelques possibles fonctionnalités pour la gestion des documents de votre entreprise sur votre site internet.

Qu’est-ce qu’une Gestion Électronique des Documents (GED) ?

Une solution GED comporte les grands principes suivants:

1. La numérisation ou l’acquisition des documents
2. La centralisation, l’indexation et le classement des documents
3. Le stockage ou l’hébergement des données
4. L’utilisation et la diffusion des données
5. L’archivage des données et le monitoring

Une bibliothèque de documents sur votre site

On peut créer différents dossiers dans lesquels on peut déposer une multitude de format de fichiers. Les noms de fichiers peuvent être encryptés lors du téléchargement. Les différents fichiers et dossiers peuvent être assignés à une bibliothèque en particulier. Divers détails concernant les fichiers sont visibles comme le type et la taille des fichiers, la date de modification etc… Une barre de recherche avec filtre est également disponible pour faciliter la navigation des utilisateurs.

Gérer l’apparence de la bibliothèque

L’apparence de la bibliothèque peut être personnalisée au niveau des couleurs, de la taille des polices et d’autres éléments de structuration comme les colonnes. En somme la bibliothèque peut être organisée en fonction de vos besoins et préférences.

Le travail collaboratif

Lorsque vous travaillez en groupe et que vous intervenez sur les mêmes fichiers il est intéressant d’avoir un système qui vous permette de voir les révisions et apports qui ont été faits sur des documents de travail. Ce genre de chose est tout à fait possible avec le journal de revision et la numérotation des versions. On peut même mettre des commentaires pour expliquer les choses qui ont été ajoutées, retirées ou modifiées.

Téléchargement et partage de fichiers

La solution de gestion de documents sur votre site permet le téléchargement dans les deux sens (download et upload). Ainsi l’utilisateur peut téléverser ses propres fichiers depuis une interface tout comme l’administrateur peut télécharger des fichiers depuis son tableau d’administration.

Pour chaque fichier vous pouvez générer un lien sécurisé qui peut ensuite être copié et partagé à tous les utilisateurs. Lorsque les fichiers sont téléchargés en groupe, un fichier zip peut être créé avec un seul lien pour une multitude de fichiers.

Protéger les contenus et créer divers niveaux d’accès

On peut apporter une protection globale sur les fichiers ou divers niveaux d’accès en fonction des fichiers. L’accès se fait par utilisateur, par rang d’utilisateur ou par mot de passe. En résumé, les fichiers peuvent être accessibles à des groupes ou à des individus. Chaque utilisateur ne voit que les fichiers auxquels il a accès. C’est très pratique lorsqu’il existe une hiérarchie dans une équipe ou une entreprise qui nécessite des accès diversifiés.

Mettre des règles d’expiration

Les fichiers n’ont pas besoin d’être supprimés manuellement. On peut mettre une date d’expiration sur des fichiers sélectionnés afin qu’ils disparaissent au bout d’un certain temps. Vous n’avez donc pas à stocker des fichiers indéfiniment. Il est aussi possible de définir combien de fois un fichier peut être téléchargé afin qu’il devienne inaccessible après avoir atteint le nombre défini.

Les sauvegardes

Comme les fichiers sont centralisés il vaut mieux avoir un backup pour sécuriser les documents importants. Cela peut être fait avec sérénité sur votre site. Selon votre hébergeur vous avez un backup qui est compris dans votre abonnement. Toutefois ces sauvegardes peuvent n’être faites qu’une fois par jour. Par ailleurs l’hébergeur peut lui aussi (rarement) rencontrer des problèmes de son côté. La solution est donc de faire appel à une solution additionnelle de sauvegarde, ce qui est tout à fait possible.

La signature numérique

Selon la nature de votre activité vous avez potentiellement besoin de signer des documents (contrats, devis…) avec une solution digitale conforme à la loi et valide dans les tribunaux. Il est possible de créer un portail client sur votre site où les clients pourront se connecter pour accéder à des documents privés. Une solution de signature digitale leur permettra de signer le document.

Le contrat peut être créé directement sur le site par l’administrateur et être partagé à un utilisateur en particulier ou à un rang d’utilisateurs.

Conclusion

Votre site internet peut vous aider à gérer vos documents et à collaborer efficacement au sein d’une entreprise. Notons que la partie numérisation des documents physiques doit être gérée séparément du site. Toutefois il est aisé d’ajouter des fichiers externes dans la bibliothèque de votre site.